Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Umowa jest zawierana między Klientem korzystającym z systemu Tavolify (dalej: „Administrator”) a LOKI SOFTWARE TECHNOLOGIES SP. Z O.O., ul. Jurajska 4, lok. U05, 02-699 Warszawa, PL, NIP 7011288037, KRS 0001207843 (dalej: „Procesor”), jako załącznik do Regulaminu świadczenia usług Tavolify. Zawarcie umowy następuje z chwilą akceptacji Regulaminu.

1. Przedmiot i czas trwania

1. Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi Tavolify opisanej w Regulaminie.
2. Umowa obowiązuje przez czas świadczenia usługi oraz przez okres potrzebny do zwrotu lub usunięcia danych (pkt 9).

2. Charakter i cel przetwarzania

Procesor przechowuje, porządkuje, udostępnia i usuwa dane w systemie Tavolify wyłącznie w celu świadczenia usługi: obsługi sprzedaży, zamówień przy stoliku i online, ekranu kuchennego, raportów, programu klientów, wysyłki paragonów cyfrowych i powiadomień oraz pomocy technicznej.

3. Rodzaje danych i kategorie osób

• Goście i klienci Administratora: imię, numer telefonu, adres e-mail, adres dostawy, historia zamówień, uwagi (np. alergie), zgody marketingowe, dane do faktury.
• Pracownicy Administratora: imię i nazwisko, adres e-mail, rola, skrót kodu PIN, czas pracy, działania w systemie.
• Administrator nie powierza danych szczególnych kategorii, z wyjątkiem informacji o alergiach, które sam wprowadza; odpowiada za podstawę ich przetwarzania.

4. Obowiązki Procesora

Procesor:

1. przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora — poleceniem jest w szczególności korzystanie z funkcji systemu i ustawień panelu;
2. zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności;
3. stosuje środki bezpieczeństwa z art. 32 RODO, w szczególności: szyfrowane połączenia (HTTPS), oddzielenie danych poszczególnych klientów, kontrolę dostępu według ról, dziennik zdarzeń, codzienne kopie zapasowe przechowywane 14 dni;
4. pomaga Administratorowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą (np. eksport i usunięcie danych klienta dostępne w panelu);
5. pomaga Administratorowi w wywiązywaniu się z obowiązków z art. 32–36 RODO, uwzględniając charakter przetwarzania;
6. udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO.

5. Dalsze powierzenie (podprocesorzy)

1. Administrator udziela Procesorowi ogólnej zgody na korzystanie z podprocesorów wymienionych w Załączniku 1.
2. O zamiarze dodania lub zmiany podprocesora Procesor informuje Administratora e-mailem lub w panelu co najmniej 14 dni wcześniej. Administrator może zgłosić sprzeciw; w takim przypadku może rozwiązać umowę o świadczenie usług.
3. Procesor nakłada na podprocesorów te same obowiązki ochrony danych, co w tej umowie.

6. Naruszenia ochrony danych

Procesor zawiadamia Administratora o stwierdzonym naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, przekazując informacje, którymi dysponuje, aby Administrator mógł wypełnić obowiązki z art. 33 i 34 RODO.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Procesor przekazuje dane poza Europejski Obszar Gospodarczy tylko wtedy, gdy zapewnione są zabezpieczenia z rozdziału V RODO (np. standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską). Serwery Procesora znajdują się w Turcji.

8. Audyty

Administrator może raz w roku, po uprzedzeniu co najmniej 14 dni wcześniej, przeprowadzić audyt lub zażądać informacji o sposobie przetwarzania danych. Audyt nie może zakłócać działalności Procesora ani naruszać poufności danych innych klientów.

9. Zakończenie przetwarzania

1. Przed końcem umowy Administrator może wyeksportować dane z panelu.
2. Po zakończeniu umowy Procesor usuwa dane Administratora bez zbędnej zwłoki, a z kopii zapasowych — w cyklu ich nadpisywania (kopie są przechowywane 14 dni), chyba że przepisy prawa wymagają dalszego przechowywania.

10. Odpowiedzialność i postanowienia końcowe

1. Odpowiedzialność stron określają przepisy RODO i Regulamin.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Regulamin, RODO i prawo polskie.

Załącznik 1 — podprocesorzy

Podprocesor	Zakres	Kraj
Własny zarządzany serwer Procesora	przechowywanie danych, serwery	Turcja
Własny serwer pocztowy Procesora	wysyłka paragonów cyfrowych i powiadomień	Turcja
Fakturownia	faktury i przekazywanie do KSeF	Polska
Anthropic (tylko przy włączonych funkcjach AI)	odczyt menu ze zdjęć, podsumowania	Stany Zjednoczone
OpenStreetMap Nominatim (tylko przy wyszukiwaniu adresów)	wyszukiwanie adresów i stref dostawy	Wielka Brytania (OpenStreetMap Foundation)
Stripe (tylko przy płatności abonamentu kartą lub BLIK)	obsługa płatności	Irlandia (UE)